Un encargo pasa por cuatro documentos: el brief que recoge lo que te piden, el presupuesto que propone un precio, el contrato que escribe lo acordado y la factura que lo cobra. Los cuatro se emiten desde el mismo sitio donde llevas el contenido, con tus series de numeración, el IVA de cada operación y la retención que corresponda.
El recorrido, de lo que te piden a lo que cobras
Casi ninguna agencia tiene un problema de herramientas de facturación: tiene un problema de distancia. El trabajo está en un sitio, lo acordado en otro y lo cobrado en un tercero, y la conversación de «esto no entraba» ocurre tres meses después con las tres pestañas abiertas.
| Documento | Para qué sirve | Cómo llega al cliente |
|---|---|---|
| Brief | Lo que te piden, preguntado con tus campos | Un enlace, o el PDF que ya te mandaron |
| Presupuesto | Lo que propones, con líneas de tu catálogo | Un enlace o un correo, y sabes cuándo se abre |
| Contrato | Lo acordado, línea a línea, con su estado | Se redacta aquí y se firma fuera |
| Factura | Lo que cobras, con tu serie y tu IVA | Su enlace, y la fila de pagos de su portal |
Todo esto es de los planes de agencia que lo incluyen, y conviene decirlo antes que nada. Un creador o una empresa que lleva su propio marketing no emite documentos dirigidos a un tercero, así que no se les ofrece una pantalla para hacerlo. Qué es exactamente un espacio, una marca y un cliente está en espacios, marcas y clientes.
El brief es lo que evita la mitad de las discusiones
Un brief es un formulario con tus preguntas, no con las de nadie más. Hay quince tipos de campo, que es suficiente para pedir un texto corto, una fecha, una elección múltiple, un número, un archivo o un enlace sin tener que forzar todo a una caja de texto libre. Lo mandas por enlace, el cliente lo rellena sin cuenta y los recordatorios salen por correo mientras siga sin contestar.
Y está el otro caso, que es el habitual en la práctica: el brief ya te llegó, en un PDF que alguien escribió a su manera. Ese se sube tal cual y queda guardado como documento del cliente, sin convertirlo en formulario y sin pedirle a nadie que lo vuelva a escribir. Dos formas de la misma fila, porque la alternativa era perder la mitad de los briefs reales por no encajar en el formato.
Lo que un brief te da después no es papeleo: es la lista de lo que se pidió, con fecha, el día que el presupuesto se queda corto. Convertir eso en alcance escrito es otra conversación.
Un presupuesto se manda por enlace, y sabes cuándo lo abren
Las líneas de un presupuesto salen de tu catálogo de servicios, así que precios y descripciones se escriben una vez y se reutilizan. Se envía por enlace o por correo, el cliente lo abre sin darse de alta en nada, y el documento registra cuándo se vio por primera vez y cuándo la última. Esa es toda la información que hace falta para saber si el silencio de la semana pasada es un no o un despiste.
Un presupuesto dice además cómo se paga lo que propone, y solo puede decirlo de una manera a la vez: de una sola vez, repartido en un calendario de plazos, o renovado cada cierto intervalo. No es una limitación tonta. Un documento que puede decir «mensual» de tres formas distintas en tres líneas distintas no lo dice claro en ninguna, y el cliente lee una cifra que no entiende. Un encargo mixto, con una puesta en marcha y una cuota después, se escribe en el contrato, que sí separa las dos cadencias.
Cuando el cliente dice que sí, lo marcas aceptado y el documento cambia de estado con su fecha. Eso no es una firma electrónica y no conviene venderlo como tal. Aquí no hay firma digital de ningún tipo: el enlace deja leer y descargar, nada más. Lo que se consigue con él es un documento fechado, numerado y con constancia de lectura, y para firmar de verdad se usa lo que ya uses, fuera. Cómo se llega a la cifra que lleva ese presupuesto es otro problema, y está en cuánto cobrar por llevar redes sociales.
El contrato escribe lo acordado línea a línea
Un contrato aquí no es un PDF adjunto: es una fila con líneas, con importes y con estado, desde el borrador hasta que termina o se cancela. Puede nacer de un presupuesto ya aceptado, y entonces hereda lo que se presupuestó en lugar de obligar a reescribirlo, que es donde se cuelan las diferencias que nadie recuerda haber introducido.
A diferencia del presupuesto, el contrato sí mezcla cadencias en un mismo documento: una implantación que se cobra una vez y una cuota que se repite conviven en líneas separadas, que es como se parecen de verdad los encargos largos. Y el estado sirve para responder la pregunta operativa, qué está vivo ahora mismo, sin abrir carpetas.
Otra vez lo mismo, porque es el error más caro de esta página: el contrato se genera aquí y se firma fuera. Lo que el producto guarda es lo acordado, su importe y su estado.
Tus series, y las rectificativas en la suya
Una serie de numeración es una fila que tú escribes: el prefijo con el que empieza, los dígitos a los que se rellena el número, el sufijo si lo llevas, y si el contador vuelve a empezar cada enero. Puedes llevar varias a la vez para el mismo tipo de documento y elegir cuál usa cada factura, que es lo que hace falta cuando un cliente grande pide su propia serie o cuando una parte del negocio se numera aparte.
Hay una regla que no es opcional: las facturas rectificativas se numeran en una serie propia. La ley española lo exige, y una rectificativa colada en la serie ordinaria es un defecto que descubre el inspector y no el usuario, así que es una columna del documento y no una costumbre. El año de la numeración sale de la fecha de emisión y no del día en que la escribes, que es lo que evita que una factura de diciembre emitida el 2 de enero salga con el año nuevo en su número.
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Pruébalo gratisOcho regímenes de IVA, y la retención de IRPF
El IVA, el impuesto sobre el valor añadido, no es un porcentaje que se elige: es una consecuencia de quién es el destinatario y de dónde está. La factura lleva un régimen por operación, y el régimen decide la leyenda que el documento está obligado a imprimir.
| Régimen | Cuándo aplica |
|---|---|
| Operación interior con IVA | El caso normal: destinatario español, con el tipo que corresponda por línea |
| Operación exenta | Cada línea al 0 % indica por qué lo está |
| Inversión del sujeto pasivo | El destinatario español autoliquida el impuesto y la factura no lleva cuota |
| Servicio a empresa de la UE | Necesita el NIF-IVA del destinatario, que lo declara en su país |
| Exportación fuera de la UE | Solo para bienes que salen de la Unión |
| Canarias, IGIC | Lo autoliquida el destinatario y nunca se imprime un importe |
| Ceuta o Melilla, IPSI | Lo autoliquida el destinatario y nunca se imprime un importe |
| Servicio a empresa fuera de la UE | Fuera del territorio de aplicación del impuesto: sin IVA y sin cuota |
El país del cliente y su NIF-IVA son los que orientan esa elección, y por eso viven en la ficha del cliente y no en cada factura. Junto a ellos está la retención de IRPF, el impuesto sobre la renta que una factura española retiene a cuenta cuando el pagador está obligado a practicarla. Se guarda por cliente porque es una propiedad del par: el mismo autónomo factura con retención a una sociedad y sin ella a un particular.
La ficha fiscal del cliente también decide en qué idioma sale su documentación. El presupuesto, el contrato, la factura y el correo que los lleva se escriben en el idioma del cliente, y la página pública del documento se queda en ese idioma aunque quien abra el enlace tenga el navegador en otro. Un botón de descarga en un idioma distinto al del documento que rodea es el producto hablando por encima de la agencia.
Lo que ya cumple del registro de facturación
Conviene separar tres cosas que se suelen decir juntas. El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, pide que el sistema de facturación garantice la integridad y la trazabilidad de cada factura emitida, y eso son tres requisitos distintos: un registro por factura, una cadena de huellas que enlace cada una con la anterior, y el envío a la Agencia Tributaria con su código QR impreso.
Lo que está hecho es el encadenado. Al emitir una factura se calcula su huella sobre un orden de campos congelado y se enlaza con la de la factura anterior, de modo que alterar una de en medio rompe la cadena de todas las siguientes. El QR impreso en el documento y el envío del registro a la Agencia Tributaria no están, y es la única pieza del producto marcada como pendiente en su propia página de producto. Decirlo así, y no de otra manera, es lo honesto: una herramienta que promete cumplimiento entero y entrega un hash no te sirve el día que te lo pregunten.
Lo que pasa después de emitir
Una factura emitida no termina el trabajo. Los pagos se apuntan contra ella, parciales incluidos, de modo que el saldo pendiente es una consulta y no una hoja aparte. El cliente encuentra sus facturas y lo que ha ido pagando en la fila de pagos de su portal, sin pedir nada por correo. Y si lo que llevas es una cuota mensual, la suscripción se repite sola y el alta del cobro se le manda con un enlace para que la deje puesta él una vez.
Lo que no hace ninguna de estas pantallas es sustituir a tu gestoría: emiten, numeran, encadenan y cobran, y el modelo trimestral lo sigue presentando quien lo presentaba. De dónde viene cada encargo antes de que exista un presupuesto lo lleva el CRM, y las pantallas del módulo están en presupuestos, contratos y facturas.
