Es el embudo comercial de una agencia, montado sobre las mismas fichas de empresa que ya usa el resto del producto. Una empresa a la que persigues y un cliente al que llevas tres marcas son la misma ficha en dos momentos distintos de su vida, así que ganar una oportunidad no obliga a teclear nada dos veces.
Una ficha, cuatro momentos
La mayoría de las agencias acaban con dos listas de empresas. Una vive en el CRM y otra en la herramienta con la que se hace el trabajo, y desde el día en que se firma el contrato las dos empiezan a contarse cosas distintas: un teléfono actualizado aquí, una razón social corregida allá, y nadie sabe cuál manda.
Aquí no hay dos listas. La empresa del CRM es la misma ficha que el cliente al que luego facturas, y lo único que cambia entre un momento y otro es en qué punto de su vida está.
| Momento | Qué significa | Qué puede tener ya |
|---|---|---|
| Lead | Entra en el CRM y todavía no hay nada abierto | Notas, llamadas y reuniones |
| Prospecto | Tiene una oportunidad abierta, con su importe y su etapa | Además, briefs, presupuestos y contratos |
| Cliente | Ganó una oportunidad, aceptó un presupuesto o ya tiene una marca | Además, marcas, portal, aprobaciones y suscripción |
| Antiguo | Se fue, y ese paso lo marcas tú a mano | Toda su historia, sin borrar nada |
El paso de un momento al siguiente ocurre solo y queda escrito en la línea de tiempo, y puedes forzarlo a mano cuando la realidad no se parezca a la regla. Lo que no ocurre nunca es un alta nueva con los mismos datos: los briefs, los presupuestos, los contratos y las reuniones aceptan cualquier momento, y las marcas, el portal y las aprobaciones esperan a que la empresa sea cliente de verdad.
Un lead y un prospecto no aparecen en el selector de clientes de la aplicación. Quien entra a trabajar una mañana ve las empresas a las que de verdad les lleva algo, y el resto vive en el CRM hasta que deja de ser una conversación y pasa a ser trabajo.
El embudo, con tus etapas
Las etapas no son una lista cerrada en el código, son filas que creas tú, cada una con su probabilidad, su color y su posición. El embudo que viene puesto tiene siete pasos, de «Nuevo» a «Ganado» y «Perdido», y sirve para empezar el primer día sin configurar nada, pero está pensado para que lo cambies.
Puedes llevar más de un embudo desde el principio, y eso importa más de lo que parece en una agencia. Vender una iguala mensual nueva y renovar a un cliente que ya está dentro son dos conversaciones con etapas distintas, y meterlas en el mismo tablero obliga a inventarse nombres que no significan nada en ninguno de los dos casos.
Las oportunidades se miran como tablero o como tabla, y la tabla es la que aguanta el trabajo de verdad: filtras por lo que quieras con operadores distintos según el tipo de campo, agrupas, ordenas, eliges qué columnas ves y actúas sobre varias filas a la vez. Todo eso viaja en la dirección de la página, de manera que enseñarle a alguien lo que estás mirando es pegarle un enlace.
Si te falta un dato que solo tiene sentido en tu agencia, los campos propios cubren siete tipos: texto, número, fecha, lista, lista múltiple, sí o no, y enlace. Se definen por objeto y después se usan como una columna más y como un filtro más, no como una nota perdida al final de la ficha.
Cada oportunidad vive en un embudo, con su origen, su motivo de pérdida cuando se pierde y su próxima acción. El panel resume lo de siempre, embudo por etapa, previsión ponderada, conversión, tiempo de ciclo y motivos de pérdida, más lo que cada persona del equipo ha movido en el periodo.
El importe se escribe como se cobra
Este es el detalle que separa un CRM genérico de uno pensado para servicios recurrentes. El importe de una oportunidad no es un número suelto: son tres campos, la cuota mensual, el pago único y los meses de contrato. El valor anual y el total salen de ahí.
La diferencia se nota al mirar la previsión. Una agencia que vende igualas no quiere saber cuánto suman sus oportunidades abiertas, quiere saber cuánta facturación recurrente entra si se cierran, y esas dos cifras no se parecen. Un alta puntual grande y una iguala que dura un año no valen lo mismo aunque el total coincida, y solo una de las dos sigue ahí el trimestre siguiente.
La previsión se pondera con la probabilidad de la etapa en la que está cada oportunidad, no con una corazonada, y el panel separa además lo que se ganó por mes, por origen y por servicio. Eso responde a la pregunta que decide el año siguiente: qué tipo de cliente entra más y cuál de ellos se queda.
Los servicios de la oportunidad salen de tu catálogo, con su categoría, así que cuando llega el momento de mandar el presupuesto las líneas ya están escritas, con su categoría y su importe, sin volver a elegir servicio por servicio.
Mi día, o a quién toca llamar hoy
Un embudo bonito no llama a nadie. La pantalla que de verdad mueve el mes es la cola del día: una lista de a quién toca seguir, en orden, con el teléfono y el enlace de WhatsApp al lado y el resultado de la llamada elegido de una lista en lugar de escrito a mano.
Ese resultado hace dos cosas. Mueve la oportunidad a donde corresponda, y decide cuándo vuelve esa empresa a la cola: una llamada que no coge nadie vuelve pronto, y la espera va creciendo cada vez, de manera que nadie acaba llamando siete veces en una semana a quien ya dio a entender que no.
Hay una segunda lista al lado, la de lo que requiere atención: oportunidades paradas más tiempo del razonable, tareas vencidas y las reuniones de hoy. Entre las dos sustituyen al recordatorio que nadie configura nunca, y por eso este módulo no añade ni un aviso ni un correo automático: la pantalla que abres cada mañana ya lo dice.
Las interacciones están tipadas, llamada, WhatsApp, correo, mensaje directo, reunión y otro, con su dirección y su nota, y todas caen en la misma línea de tiempo de la empresa. Las reuniones también, vengan de donde vengan, porque la mitad de calendario de este módulo se cuenta aparte en la agenda y el enlace de reservas.
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Pruébalo gratisLas tres cosas que no hace
Un CRM se define tanto por lo que deja fuera como por lo que trae, y estas tres ausencias son decisiones, no huecos que se vayan a rellenar mientras nadie mira.
- No importa contactos desde las pantallas. La importación masiva por CSV existe, pero como herramienta MCP: la ejecuta tu asistente conectado a tu espacio, con previsualización antes y con deshacer después. Cómo se conecta esa puerta está en conectar tu IA por MCP.
- No envía correos. No hay correo saliente ni secuencias. El CRM registra la conversación que ya has tenido, no la provoca, y una agencia que quiera automatizar envíos tiene herramientas mejores para eso que un módulo a medio hacer.
- No guarda vistas compartidas. Filtras, agrupas, ordenas y eliges columnas, y todo eso viaja en la dirección de la página, así que se comparte pegando un enlace. Lo que no hay todavía es una vista guardada con nombre para todo el equipo.
Dónde acaba el CRM y empieza la factura
La frontera está en el presupuesto. Desde una oportunidad se crea uno con sus líneas ya puestas, y cuando el cliente lo acepta pasan dos cosas: la empresa sube de momento vital y el CRM te sugiere marcar la oportunidad como ganada. No la gana solo, porque aceptar un presupuesto y cerrar un trato no siempre son el mismo día, y una cifra de ventas que se mueve sin que nadie la toque es una cifra en la que nadie confía.
A partir de ahí el camino sigue en los documentos: presupuestos, contratos y facturas con tus series y tu IVA, que se cuentan en presupuestos y facturas. Y lo que pasa justo después del sí, los accesos, las marcas, el primer calendario, tiene su propia lista en el onboarding de cliente.
El módulo es de los espacios de agencia y se añade como complemento al plan. Tiene sentido que sea así: un creador y una empresa llevan sus propias marcas y no tienen un embudo que llenar. Si quieres ver las pantallas antes de decidir, están en la página del CRM.