Cada persona del equipo conecta su Google Calendar y las reuniones viajan en los dos sentidos, con un enlace de Meet en las que se crean aquí. Además tienes una página pública de reservas donde alguien elige un hueco libre de verdad y, si tienes también el CRM, esa reunión cae en la ficha de la empresa a la que pertenece.
Qué viaja, y en qué dirección
«Sincronizado» es una palabra que se usa para muchas cosas distintas, y casi todas son la misma: una copia que se actualiza cuando le apetece. Dos sentidos significa otra cosa, y significa exactamente esto.
| Lo que haces | Dónde aparece | Con qué detalle |
|---|---|---|
| Creas una reunión aquí | En tu Google Calendar | Con su enlace de Meet |
| Creas un evento en Google | En tu agenda de GoFeed | Con sus asistentes |
| Cambias la hora en cualquiera de los dos | En el otro | La hora nueva, sin duplicar el evento |
| Cancelas en cualquiera de los dos | En el otro | Cancelada, no borrada |
| Alguien reserva por tu enlace público | En los dos a la vez | Con el contacto ya creado |
La última fila es la que cambia la semana. Una página de reservas que no mira tu calendario real ofrece huecos que no existen, y la primera vez que alguien reserva encima de la revisión del dentista es la última vez que alguien usa ese enlace. Aquí la disponibilidad sale de tu horario menos lo que tu Google Calendar ya ocupa, sin excepciones.
Cada persona conecta su propia cuenta y elige qué calendarios entran. Nadie ve el calendario de otro, y conectar el tuyo no lo publica en ningún sitio: lo que el resto del equipo ve son las reuniones del CRM, no tus citas privadas.
La conexión se hace con el inicio de sesión de Google y con el permiso de calendario aparte, no dentro de un permiso genérico que se acepta sin leer. Quien ya haya conectado su Google para los archivos y no quiera prestar la agenda puede quedarse ahí, y el estado distingue las dos cosas en lugar de tratarlas como una sola.
El enlace de reservas, por dentro
Un enlace de reservas es fácil de imaginar y difícil de hacer bien, porque todo el trabajo está en los detalles que impiden que se llene de basura. Estos son los que puedes tocar.
- Tipos de reunión. Una llamada de descubrimiento de treinta minutos y una revisión mensual de cuarenta y cinco son dos enlaces distintos con dos duraciones distintas, cada uno con su descripción.
- Márgenes antes y después. El aire que necesitas entre una reunión y la siguiente, para que tres seguidas no se conviertan en tres seguidas de verdad.
- Aviso mínimo. Cuánto tiempo antes puede reservarse el hueco más cercano. Es la diferencia entre una agenda y una emboscada a las nueve de la mañana.
- Hasta dónde llega el calendario. Cuántos días hacia delante se puede reservar, para no comprometer un miércoles de dentro de cuatro meses.
- Tope por día. Cuántas reuniones de ese tipo aceptas como máximo en una jornada.
Ninguno de esos ajustes es decorativo. Los márgenes y el aviso mínimo son lo que separa una agenda que puedes cumplir de una que te obliga a cancelar, y el tope por día es la única defensa razonable contra una semana en la que alguien reparte tu enlace en un grupo. El resto lo hace el calendario: lo que ya está ocupado no se ofrece, venga de donde venga.
Quien entra a reservar lo ve todo en su propia zona horaria, con un selector visible, y la confirmación le llega en su hora mientras el aviso que recibes tú llega en la tuya, que es donde se pierde la mitad de las reuniones internacionales. Ese correo lleva además el enlace de Meet y dos enlaces más: cambiar la hora o anularla. La invitación de calendario se la manda Google, y antes de la reunión le llega un recordatorio. Nadie tiene que escribirte para mover una reunión.
Cada reunión cae en su ficha
Una reunión que solo existe en el calendario es una reunión que se olvida. Al crearse, los asistentes se reconocen por su correo, se crea o se encuentra el contacto y, si el espacio tiene también el CRM, la reunión queda en la línea de tiempo de la empresa junto a las llamadas, las notas y las oportunidades abiertas.
Eso es lo que hace que la llamada de la semana que viene empiece sabiendo qué se dijo en la anterior, sin abrir tres pestañas. Y cuando alguien cancela, la reunión no desaparece: se queda marcada como cancelada, con su fecha, porque el hecho de que existiera también es información. Una empresa que ha cancelado dos veces seguidas está diciendo algo.
El asistente se identifica por su correo y no por una ficha previa, que es la diferencia entre un sistema que funciona el primer día y uno que exige darle de alta a todo el mundo antes de poder invitarlo. Puede ser un contacto que ya tienes, alguien de tu equipo o un tercero del que solo sabes el correo: las tres cosas son la misma fila, y el día que esa dirección tenga ficha, la reunión se engancha sola a la empresa que le corresponde.
Las reuniones creadas a mano cuentan igual. Una comida con un cliente antiguo apuntada en treinta segundos, con su empresa y su oportunidad, vale exactamente lo mismo en la historia de la ficha que una reserva que llegó por el enlace. Lo que importa es que nada de lo que pasa con una empresa viva solo en la cabeza de quien estuvo delante.
La página de reservas es un módulo propio y el CRM es otro. Las oportunidades, las etapas y la cola de llamadas del día se cuentan en el CRM para agencias, y con los dos en el espacio cada reserva llega a la ficha con todo lo demás.
Todo lo de este artículo se hace desde un mismo sitio en GoFeed.
Pruébalo gratisLo que queda fuera, y por qué
Google y nada más. No hay conexión con Outlook ni con iCloud, y la videollamada es Meet: no hay Zoom. Decirlo pronto ahorra una prueba de catorce días a quien vive en Microsoft, y prometer lo contrario para ganar una alta sería un mal negocio para los dos.
La razón es aburrida y honesta. Cada proveedor de calendario tiene su propio modelo de eventos recurrentes, de invitados y de cancelaciones, y hacerlo bien en uno cuesta más que hacerlo a medias en tres. Preferimos que el que está, esté entero.
También conviene saber qué no es esta página. No es un embudo de captación con formularios largos: quien reserva deja su nombre, su correo y la respuesta a las pocas preguntas que tú añadas, y todo lo demás pasa en la reunión. Los documentos que vengan después viven en presupuestos y facturas.
Para quién tiene sentido
La página de reservas es un módulo de los planes de agencia que lo incluyen, y la sincronización con Google Calendar viene con ella o con el CRM. La decisión suena administrativa y no lo es: quien necesita un enlace de reservas es quien vende servicios a otras empresas y pasa el día en llamadas que hay que recordar después. Un creador y una empresa que llevan sus propias marcas tienen un calendario, pero no tienen a quién reservarle hora ni una ficha donde dejar la reunión.
Dentro de una agencia, la pieza la usan dos perfiles distintos. Quien vende la usa hacia fuera, para que una primera llamada se ponga sola en lugar de negociarse por correo. Quien lleva cuentas la usa hacia dentro, para la revisión mensual de cada cliente, que es la reunión que más veces se aplaza y más caro sale aplazar.
Cómo montarlo esta tarde
El orden que funciona es corto. Conectas tu Google, eliges qué calendarios sincronizar y compruebas que lo que ya tienes aparece. Creas un solo tipo de reunión, el que más repites, con su duración y su aviso mínimo. Escribes tu horario real, el de verdad y no el que te gustaría tener, y miras la página como la ve un extraño.
Dos detalles que se agradecen la primera semana: pon el aviso mínimo más alto de lo que crees que necesitas, porque bajarlo es fácil y recuperar una mañana no, y escribe la descripción del tipo de reunión como si fuera la agenda de la llamada. Quien reserva sabiendo de qué se va a hablar aparece preparado, y esa reunión dura menos y vale más.
A partir de ahí el enlace vive en tu firma de correo y en la última línea de cada propuesta. El cambio no es tecnológico, es de costumbre: dejar de proponer tres horas por correo y dejar que la otra persona elija. Si estás comparando con lo que ya usas, la comparativa está en las alternativas a Calendly.
Las pantallas, una a una, están en la página de agenda, y lo que conviene tener listo antes de la primera reunión con un cliente nuevo está en el onboarding de cliente.
