Un espacio de trabajo es lo que se contrata y donde vive todo: el equipo, los límites y los ajustes. Una marca es lo que publica, con sus cuentas conectadas y su página de bio. Un cliente es la empresa que encarga el trabajo, con su razón social y su NIF, y solo aparece en los espacios de agencia.
Tres filas, y quién cuelga de quién
La mayoría de las herramientas de este tipo tienen dos niveles: la cuenta y el perfil. Aquí hay tres, y el tercero no siempre está. Saber cuál es cuál ahorra la conversación más repetida de cualquier equipo que se muda: dónde se pone esto.
| Qué es | Qué cuelga de ello | |
|---|---|---|
| Espacio de trabajo | La unidad que se contrata: un plan, unos límites y un equipo | Las personas, los roles, los ajustes y las cuentas conectadas contratadas |
| Marca | Lo que publica, con nombre y cara propios | Sus cuentas sociales, su página de bio, sus publicaciones y sus métricas |
| Cliente | La empresa que encarga el trabajo, con identidad fiscal | Sus marcas, sus contactos del portal y sus documentos |
Las tres son filas distintas de la base de datos y no etiquetas sobre la misma cosa, que es la diferencia entre poder separar el acceso, la facturación y las métricas, y tener que elegir una de las tres.
El espacio de trabajo es la unidad que se contrata
Todo lo que se paga se paga por espacio. Los límites son del espacio entero y no de cada persona, así que sumar a alguien al equipo no cambia la factura por sí solo: cambia si ese alguien se come el último asiento del plan. Son cinco cuotas y ninguna de ellas es el número de marcas: miembros, almacenamiento, cuentas sociales conectadas, cuentas de anuncios y contactos de la automatización de mensajes. Cómo se leen y cuál se agota primero está en los asientos y las cuotas.
El espacio también decide el vocabulario, porque hay dos tipos y no se llaman igual por dentro. Un espacio de agencia trabaja para terceros. Un espacio de creador lleva su propia marca, y eso incluye a una persona sola, a quien hace UGC y a una empresa con su equipo de marketing dentro: lo que los une es que no hay clientes. El tipo se elige al crear el espacio, y es la respuesta a preguntas que luego aparecen en sitios muy alejados de la pantalla donde se eligió.
Una persona puede pertenecer a varios espacios a la vez y no deja de ser la misma persona: una editora freelance mantiene su propio espacio de creador y trabaja dentro de los espacios de dos agencias, con un rol distinto en cada uno. Lo que cambia entre uno y otro es la pertenencia, nunca la cuenta. Por eso el espacio va en la dirección de cada pantalla y no en un desplegable que hay que vigilar: al mirar la barra del navegador sabes de parte de quién estás trabajando.
Y por eso el espacio es también la frontera de lo que se pierde cuando se deja de pagar. No hay plan gratuito debajo: un espacio cuyo periodo de prueba termina sin suscripción queda bloqueado en solo lectura, con las cuentas conectadas liberadas. Los datos y el historial vuelven el día que se paga; los archivos del Drive y de la biblioteca se borran catorce días después, con dos avisos antes. Mientras tanto no hay un suelo que mantenga media herramienta en pie.
La marca es lo que publica
Una marca no es una carpeta ni un color en el calendario. Es la fila que posee las cuentas conectadas, así que es también la que decide qué redes tienes delante cuando escribes una pieza: publicas una vez y sale a las redes que esa marca tenga conectadas, no a las del espacio entero.
Y es la fila que posee todo lo que se deriva de publicar. Su página de enlaces, sus publicaciones programadas, sus mensajes y comentarios, sus métricas por red y el modo de su informe mensual son suyos y no del espacio. Por eso una marca se puede mirar sola sin filtrar nada, y por eso dos marcas del mismo espacio pueden llevar ritmos, tonos y calendarios que no se parecen en nada. Una agencia con diez marcas encima de la mesa es exactamente ese caso, contado desde dentro, en un espacio y muchas marcas.
El cliente solo aparece si facturas a un tercero
Un cliente es una empresa, no un perfil. Lleva razón social, NIF, dirección, país, idioma en el que se le escribe, NIF-IVA cuando la factura va a otro país de la Unión Europea y si se le practica retención de IRPF, el impuesto que una factura española retiene a cuenta. Esos campos existen porque de ellos salen documentos con consecuencias, no porque quede ordenado.
De un cliente cuelgan sus marcas, sus contactos del portal y sus documentos. Es lo que permite que dos marcas facturen juntas y se miren por separado, o al revés. Y es también donde vive el interruptor de aprobación: la revisión se enciende cliente a cliente, no para el espacio entero, porque hay clientes que quieren ver cada pieza y clientes que prefieren no enterarse.
Los contactos del portal cuelgan del cliente y no del espacio, y esa es la razón de que la misma dirección de correo pueda ser contacto de dos clientes de la misma agencia sin pisarse. Una persona es miembro de una agencia una sola vez y contacto de tantos de sus clientes como haga falta.
En un espacio de creador no hay clientes. Las marcas cuelgan directamente del espacio y la palabra «cliente» no aparece en ninguna pantalla, lo cual no es una traducción ni una preferencia: la misma fila que en una agencia se llama «Clientes» se llama «Marcas» ahí, y un script comprueba en cada despliegue que no se haya colado la palabra equivocada. Los archivos funcionan igual en los dos tipos, y el equipo y las conversaciones también, en agencia y en el plan de creador más completo, y eso está contado en tareas, chat y Drive.
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Pruébalo gratisCuántas marcas caben, y por qué no es un número del plan
Aquí es donde casi todo el mundo busca una cifra que no existe. Ningún plan dice «diez marcas», porque las marcas no se cuentan: se cuentan las cuentas sociales conectadas.
La regla es corta. Cada marca ocupa al menos una cuenta conectada, y una marca con varias ocupa tantas como tenga. Con diez cuentas contratadas y nada conectado hay sitio para diez marcas de una cuenta cada una; si nueve de esas diez cuentas están en una sola marca, cabe una marca más. Más marcas significa más cuentas conectadas, y eso sí es una cifra del plan, que está en la página de precios porque se lee del catálogo en vivo.
Es una forma de contar más útil de lo que parece. Una marca que solo publica en Instagram cuesta lo mismo que una carpeta vacía, y una marca con seis redes cuesta seis, que es aproximadamente el trabajo que da. Cobrar por marca haría lo contrario.
El tipo de espacio decide qué se puede comprar
El tipo no es una etiqueta de presentación. Decide qué módulos puede llegar a conceder un plan, y la lista no es la misma para los dos.
Los documentos que van dirigidos a un tercero, los presupuestos, los contratos, los briefs y las facturas, son de los planes de agencia que los incluyen, igual que el CRM y la personalización del portal y los documentos; el portal de cliente y el informe mensual en PDF están en todos los espacios de agencia. No es una retención comercial: una empresa que lleva su propio marketing no tiene a quién emitirle una factura desde aquí, y una pantalla para hacerlo estaría vacía el primer día. Las tareas, el chat y las aprobaciones son de agencia y, del lado del creador, del plan pensado para un equipo, porque necesitan una segunda mano. Las analíticas, el calendario, la bandeja, la bio y los anuncios son de todos.
El tipo se elige al crear el espacio y se puede cambiar después. Lo que cambia con él es el vocabulario y lo que un plan puede conceder, no lo publicado ni el histórico.
Por qué estas tres palabras son tan tercas
Porque se renombraron a propósito y el renombrado bajó hasta la base de datos. Lo que durante un tiempo se llamó «agencia» a secas es hoy el espacio de trabajo, precisamente porque no todos los espacios son agencias y llamarlos así obligaba a traducir mentalmente cada pantalla. La misma operación convirtió al creador en su propio tipo con su propio vocabulario.
El resultado es que estas tres palabras significan lo mismo en el producto, en el soporte, en la documentación y en esta web, y merece la pena usarlas con la misma terquedad. Cuando alguien dice «no me deja entrar en el cliente», la mitad de las veces el problema es el espacio equivocado y la otra mitad es un permiso, que es una pregunta distinta y se responde en permisos y roles.
