Hay un rol fijo, el propietario, que lo puede todo. Los demás los escribes tú: un nombre y una lista de permisos por módulo, con dos niveles, lectura y escritura, y escritura implica lectura. Lo que alguien puede hacer de verdad es la intersección de lo que el espacio tiene contratado y lo que su rol concede.
Dos preguntas que parecen la misma y no lo son
«¿Puede esta persona tocar la facturación?» tiene dos respuestas y hay que darlas por separado. La primera es si el espacio de trabajo tiene ese módulo contratado. La segunda es si el rol de esa persona se lo concede. Son preguntas de dueños distintos: la primera la responde el plan, la segunda la responde quien manda dentro del espacio.
El producto las mantiene separadas a propósito y no las junta nunca. Lo que alguien puede hacer es la intersección de las dos, y la intersección se toma al final. De ahí salen dos garantías que se agradecen el día que importan: subir de plan no reparte permisos nuevos entre todo el equipo, y quitarle un permiso a alguien no parece que hayas cancelado un módulo.
| La pregunta | Quién la responde | Dónde se cambia |
|---|---|---|
| ¿El espacio tiene este módulo? | El plan contratado | La suscripción del espacio |
| ¿Esta persona puede tocarlo? | Su rol, y sus excepciones | La pantalla de roles y miembros |
| ¿Qué puede hacer en la práctica? | Las dos cosas a la vez | Se calcula, no se escribe |
Tampoco hay caché en medio. Los permisos se resuelven en cada petición, con las filas que ya viajan con ella, porque un permiso que llega tarde es peor que una factura que llega tarde: no hay ningún margen de minutos que sea una respuesta aceptable a «le quité el acceso a las nueve de la mañana».
El propietario es el único rol con nombre propio
De todos los papeles que existen, el producto conoce uno: el propietario. Lo puede todo, invita, expulsa, toca la ficha fiscal y la suscripción, y su acceso no se calcula desde ninguna lista. Ni siquiera se lee: un propietario con la columna de excepciones hecha un desastre sigue siendo el propietario de su espacio.
No es una excepción por comodidad, es la salida de emergencia. El propietario es quien edita los roles, y un rol capaz de quitarle permisos al propietario sería un cierre sin llave por dentro: la única persona que podría arreglarlo es la que acaba de quedarse fuera. Que el sistema de roles no lo alcance es precisamente lo que garantiza que siempre hay alguien capaz de deshacer un error cometido en él.
Todos los demás son miembros, y eso no dice nada por sí solo. Lo que esa persona puede hacer sale de su rol, que es una fila que tú escribes.
Un rol es un nombre y una lista
Un permiso nombra un recurso y un nivel: «Clientes, editor», «Analíticas, lector». Los niveles son dos y escritura implica lectura, así que no hay que marcar las dos. Y no hay un tercer nivel ni un «ninguno» que activar: un rol dice que no a algo sencillamente no nombrándolo. Dos maneras de escribir «nada» son dos cosas que validar, dos que migrar y una de ellas equivocada tarde o temprano.
Los recursos son todos los módulos, y cuatro cosas que no son módulos: los miembros, los roles, los ajustes del espacio y la suscripción. Esa última merece un segundo de atención, porque la suscripción y la facturación son dos recursos distintos y se parecen demasiado en el nombre. La suscripción es lo que el espacio paga por usar esto. La facturación es lo que la agencia le cobra a sus clientes. Una persona que lleva la contabilidad de los clientes quiere la segunda y casi nunca debería tener la primera.
Un espacio no arranca con la pantalla vacía. Se crea con dos roles ya escritos, uno de edición y otro de solo lectura, copiados dentro del espacio en el momento de crearlo. Al ser copias, renombrarlos o recortarlos cambia tu espacio y el de nadie más, que es lo contrario de lo que pasa con un plan.
La lista de módulos que ves en esa pantalla depende del tipo de espacio, porque un permiso sobre un módulo que tu tipo no puede tener sería una casilla que no abre nada. Los informes y el portal son de los espacios de agencia, y los presupuestos, los contratos, la facturación, los briefs, el CRM, los SOPs y la personalización, de los planes de agencia que los incluyen; las aprobaciones, las tareas y el chat llegan también a los de creador, en su plan más completo; el calendario, las redes, las analíticas, los anuncios, la bio, Drive y los workflows son de todos, y el MCP llega con el plan más completo de cada tipo. Qué tipo de espacio es el tuyo, y qué cambia con eso, está en espacios, marcas y clientes.
Los permisos que no son ni lectura ni escritura
Algunas cosas no caben en «lector o editor», y cada una está aparte porque alguien quiere darla sin dar todo lo que arrastraría, o quitarla sin quitar el módulo entero.
| Permiso | Qué abre |
|---|---|
| Exportar datos | Descargar en CSV o PDF lo que esa persona ya puede ver en pantalla |
| Configurar catálogos | Los servicios, los textos preestablecidos de los documentos y las columnas y etiquetas del tablero de tareas |
| Eliminar de forma permanente | El borrado definitivo. Sin él, lo destructivo llega hasta archivar, que se deshace |
| Bandeja de entrada | La bandeja de una marca: mensajes, comentarios y reseñas |
| Ver historial de conexión | Cuándo y cuánto tiempo ha estado conectada cada persona del equipo y de los clientes |
| Ver el portal como cliente | El portal de un cliente en solo lectura, tal y como lo ve él |
Dos de esas filas se entienden mejor al revés. La bandeja viene activada junto con las redes sociales, y existe por separado para poder quitarla: los mensajes privados de una marca son conversaciones de su audiencia, y hay perfiles que deben poder programar y publicar sin leerlas. El historial de conexión es el contrario: no lo trae nadie de serie, porque saber quién está en su sitio y cuántas horas tiene una forma que la lista de miembros no tiene. Conviene no confundirlo con el punto verde de «está conectado ahora», que es momentáneo, mutuo y no se guarda en ninguna parte.
Y una merece un aviso en voz alta. Entrar en el portal de un cliente para verlo como él lo ve abre todo lo que ese cliente ve, sus facturas, sus contratos, su Drive y su sala de chat, aunque el rol de quien entra no tenga esos módulos. Por eso no se activa sola al subir el nivel de Clientes, hay que marcarla a mano, y cada entrada queda registrada. Qué hay exactamente al otro lado está en el portal de cliente.
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Pruébalo gratisExcepciones para una persona concreta
Un rol describe un puesto y siempre habrá alguien que no encaje del todo. En lugar de crear «Editor pero sin facturación» y, tres meses después, «Editor pero sin facturación y con exportación», las excepciones se escriben sobre la persona: esta suma un recurso, aquella resta otro, y el rol se queda como estaba para todos los demás.
Las excepciones reemplazan lo que dijo el rol en lugar de sumarse a ello, y se aplican antes de cruzar con el plan, nunca después. Ese orden es toda la seguridad de la columna: si se aplicaran al final, quien administra los roles podría escribir ahí un módulo que el espacio no tiene contratado y repartir por permisos lo que solo se puede comprar. Cuántos asientos entran y qué ocurre al llegar al tope está en la página de precios, que lee el catálogo en vivo.
Para alguien de fuera que necesita entrar un rato, lo que se usa no es una excepción sino una solicitud de acceso, con su caducidad y su registro, que es el tema de las solicitudes de acceso.
El portal del cliente no usa esta tabla
Un contacto del portal no tiene permisos de estos, ni uno. Tiene un papel dentro de su cliente, propietario o lectura, y ve lo que su agencia le deje ver de ese cliente, que es un conjunto de pantallas distinto del que ve el equipo. Son dos sistemas separados a propósito, porque la pregunta que responden no es la misma: uno reparte el trabajo interno y el otro decide qué enseña la agencia.
La consecuencia práctica es que invitar a un cliente nunca consume un asiento del equipo ni le acerca a las pantallas internas, por mucho que la persona sea la misma que trabaja contigo en otro sitio. Y va en el otro sentido también: pedirle a un cliente los accesos a sus cuentas es una conversación aparte, con su propia lista de lo que hace falta, en cómo pedir los accesos al cliente.
Cuando alguien dice que no ve algo
Casi siempre es una de tres, y se comprueban en este orden.
- El espacio equivocado. La misma persona puede pertenecer a varios y tener un rol distinto en cada uno. Si la dirección no es la que cree, la respuesta correcta es la que está viendo.
- El plan. Si el módulo no está contratado, no hay permiso que lo abra y la casilla que lo prometería no llega a dibujarse.
- El rol. Aquí sí se arregla marcando, y lo arregla quien tenga el recurso de roles, que casi nunca es la misma persona que pidió ayuda.
Queda un cuarto caso que no es ninguno de los tres y asusta más: el espacio entero bloqueado por falta de suscripción, donde no hay módulos ni permisos que valgan y lo único que responde es la pantalla de suscripción. Se distingue rápido, porque no le pasa a una persona sino a todas a la vez.
