El acceso se pide por roles y no por contraseña: cada plataforma grande deja que el dueño de la cuenta conceda a un tercero el permiso justo para publicar y leer métricas, y lo retire cuando quiera. Compartir credenciales se rompe al primer cambio de segundo factor, y además deja sin saber quién hizo cada cosa.
Por qué el atajo sale caro tres veces
Pedir la contraseña parece más rápido el primer día, y lo es. El problema llega después, y llega siempre por uno de estos tres sitios.
El primero es técnico y aparece solo. La cuenta tiene verificación en dos pasos, el código va al móvil de una persona que está de vacaciones, y tu community manager se queda mirando una pantalla de confirmación un martes a las nueve de la mañana. Cada cambio de dispositivo del cliente vuelve a romperlo, y a la cuarta vez ya nadie lo llama incidencia, lo llaman «así funciona esto».
El segundo es contractual. Las condiciones de uso de estas plataformas dicen que la cuenta es personal e intransferible, y entrar con las credenciales de otro las incumple aunque el otro te haya dado permiso. Si un día hay que discutir quién publicó qué, o pedirle algo a soporte, tu posición es peor que la de alguien que no tenía acceso.
El tercero es el que más dinero cuesta y el que menos se ve venir: no hay rastro. Cuando cuatro personas entran con el mismo usuario, la pregunta «quién borró esa publicación» no tiene respuesta posible, ni tuya ni de la plataforma. Un rol delegado, en cambio, deja el nombre puesto en cada acción.
Qué pedir exactamente en cada plataforma
Todas las plataformas que importan tienen acceso delegado, y en todas el gesto es el mismo: el cliente conserva la propiedad y te concede un rol acotado sobre un activo concreto. Lo que cambia es dónde está ese botón y cómo se llama el rol.
| Plataforma | Dónde se concede | Lo mínimo que hace falta | Lo que no hay que pedir |
|---|---|---|---|
| Instagram y Facebook | El Business Manager del cliente, sobre su página y su cuenta | Acceso de socio para publicar y ver estadísticas | Su usuario personal de Facebook |
| La propia página de empresa, en su lista de administradores | Rol de administrador de contenido | Quedarte como único superadministrador | |
| TikTok | El Business Center del cliente, sobre la cuenta y la publicitaria | Un rol de miembro con esa cuenta asignada | Su correo y su contraseña |
| YouTube | Los permisos del canal, desde la cuenta que lo posee | Un rol que permita subir y leer analíticas | La contraseña de su cuenta de Google |
| Google Business | La ficha del negocio, en su apartado de usuarios | Rol de gestor sobre la ficha | La propiedad de la ficha |
| Su cuenta de empresa, en el acceso para socios | Acceso al perfil y a la cuenta publicitaria | Que el perfil se cree a tu nombre |
Hay una pregunta previa que ahorra la mitad de los correos: quién administra hoy cada cosa. En más de la mitad de las altas, el cliente no lo sabe. La página de Facebook la creó un becario en 2019, la ficha de Google la reclamó el dueño con su correo personal y la cuenta publicitaria cuelga de la agencia anterior. Averiguarlo es trabajo de detective y hay que hacerlo el primer día, porque cada hilo de esos tarda lo suyo en tirarse.
Y una advertencia sobre el rol que pides: pide el mínimo, pero pide el mínimo que funcione. Un rol demasiado corto no da error el primer día, da error el día que intentas publicar un reel o leer una métrica concreta, que suele ser el día que ya habías prometido el informe. Comprobar cada permiso concedido publicando una pieza de prueba es el paso que convierte la lista en un hecho.
Conectar una cuenta en una herramienta y tener un rol en la plataforma son dos cosas distintas y las dos hacen falta. El rol lo concede el cliente en Meta, en LinkedIn o en Google; la conexión se autoriza después, en la pantalla de la propia plataforma, y hereda exactamente lo que ese rol permite y nada más.
Qué guarda aquí una cuenta conectada
Conviene ser preciso, porque en esta categoría se prometen cosas que no se sostienen. Conectar una cuenta aquí es una autorización que concede, desde la pantalla de la propia red, quien tiene el rol sobre esa cuenta, y no un formulario donde se escriben credenciales. No se pide la contraseña del cliente en ningún momento del proceso, ni la de nadie, y por eso tampoco hay una contraseña de cliente guardada en ningún sitio.
Esa autorización vive donde se concedió. La persona que la dio puede retirarla desde los ajustes de la plataforma cuando quiera, sin pasar por ti y sin avisarte, y ese es el comportamiento correcto aunque alguna vez resulte incómodo. Lo que se conecta es un permiso prestado, no una llave entregada.
Hay una distinción que conviene tener clara antes de montar el equipo. Las cuentas de redes conectadas pertenecen a la marca y las usa quien tenga permiso dentro del espacio de trabajo. Las conexiones de Google Calendar y de Google Drive, en cambio, son de cada persona: cada uno enlaza su propia cuenta desde su sesión, y el enlace rechaza una cuenta de Google que no sea la de quien ha iniciado sesión. Si alguien de tu equipo se va, lo que se va con él es su enlace personal de Google, no las conexiones de redes del cliente.
Dentro del espacio, quién puede publicar con una cuenta conectada no lo decide la plataforma, lo decides tú con roles y permisos. Es la segunda mitad de esta conversación y está en permisos y roles.
Y cuando a alguien de tu equipo le falta uno de esos permisos, el camino no es escribirte por chat: lo pide desde la misma pantalla que acaba de negárselo, con un motivo, y la solicitud llega a quien puede concederlo. Es el mecanismo de solicitudes de acceso, y conviene explicarlo el primer día para que nadie acabe pidiendo prestado el usuario de un compañero, que es la versión doméstica exacta del error que este artículo intenta evitar.
El camino corto: que conecte él
La forma recomendada de conectar una cuenta no pasa por ti. El cliente entra en su portal, abre la fila de conexiones y autoriza sus propias cuentas desde ahí. Nadie comparte credenciales con nadie, la autorización queda a su nombre y el día que termine la relación se retira desde el mismo sitio en el que se dio.
Tiene además un efecto secundario que no se anticipa: convierte el acceso en una decisión suya y no en un favor que te hace. Un cliente que ha autorizado tres cuentas con su propio dedo entiende mucho mejor qué está permitiendo, y las preguntas incómodas del mes seis dejan de existir porque ya se contestaron el primer día. Lo que ve y lo que no ve cuando entra está en el portal de cliente.
Todo lo de este artículo se hace desde un mismo sitio en GoFeed.
Pruébalo gratisDe quién son las cuentas cuando esto acabe
La tentación del primer día es crear tú lo que falta. El cliente no tiene página de empresa en LinkedIn, no tiene cuenta publicitaria, no tiene ficha de Google, y montarlo con tu correo tarda diez minutos en lugar de tres correos. Esos diez minutos se pagan enteros dieciocho meses después.
Una cuenta creada a tu nombre es una cuenta que habrá que devolver, y la devolución nunca cae en una semana tranquila: cae la semana en la que alguien ha decidido cambiar de proveedor. Hasta entonces es un riesgo para los dos, porque el histórico de publicaciones, de anuncios y de audiencias de un negocio está colgando de una persona que no trabaja allí.
La regla práctica es corta. Lo que se cree, se crea desde una cuenta del cliente, delante de él si hace falta, y tú entras después como administrador invitado. Si el cliente no tiene a nadie que pueda hacerlo, se crea igualmente a su nombre y se le entregan las credenciales el mismo día, por un canal que no sea el correo. Cinco minutos más, ninguna conversación incómoda.
El acta de accesos, y la salida ordenada
Lo último de este guion es lo que casi nadie escribe: una lista de qué se concedió, quién lo concedió, cuándo y sobre qué activo. No hace falta nada sofisticado, una tabla en el expediente del cliente sirve, y se actualiza el día que cambia algo en lugar de reconstruirse de memoria el último día.
Esa lista tiene dos usos. El primero es el arranque: te dice qué falta cuando algo no se puede publicar, en lugar de obligarte a probar de nuevo plataforma por plataforma. El segundo es la salida. Una relación que termina bien termina con los accesos retirados y con un correo que dice exactamente cuáles se han retirado, y eso solo se puede escribir si alguien lo apuntó al principio. Qué cuentas se conectan y qué hace cada red una vez dentro está en redes conectadas.
Vale la pena decirlo del derecho, porque suena a burocracia y no lo es: devolver los accesos limpiamente es lo que hace que un cliente que se va te recomiende. El resto del arranque, con las otras cuatro casillas de la primera semana, está en la guía de onboarding de cliente.
