Contratos y entregables: qué escribir para no discutir en el mes tres

Por qué la discusión llega justo en el mes tres

No es casualidad ni mala suerte. El mes uno lo sostiene la buena voluntad de las dos partes: hay ilusión, se hacen cosas de más y nadie cuenta nada. El mes dos aparece la rutina y empiezan a notarse los bordes, pero todavía hay margen. En el mes tres se cumplen tres cosas a la vez: el cliente ya tiene una expectativa formada por lo que hiciste de más, tú ya has gastado el colchón con el que empezaste, y los primeros resultados llegan sin ser espectaculares.

Ese cruce convierte cualquier casilla vacía del acuerdo en una negociación, y las negociaciones del mes tres se ganan o se pierden por lo que está escrito, no por quién tiene razón. La plantilla que circula por ahí no ayuda, porque casi todas describen el servicio con adjetivos: gestión integral, contenido de calidad, revisiones razonables. Ninguno de esos tres términos se puede comprobar, y lo que no se puede comprobar se discute.

El contrato útil es corto y aburrido. Dice cuántas unidades de qué, en qué plazo, con cuántas vueltas, y qué pasa cuando algo de eso no ocurre. Todo lo demás, las cláusulas de confidencialidad y el resto del andamiaje legal, importa menos de lo que parece: casi ninguna relación se rompe por ahí.

Entregables que se cuentan, no que se describen

La prueba es sencilla. Si alguien ajeno a los dos puede leer el contrato y decir, sin preguntar nada, si el mes se ha cumplido, está bien escrito. Si hace falta interpretar, no.

La columna de la derecha tiene una ventaja que nadie anuncia: también te protege a ti. Un contrato con números es la única forma de decir que no a un encargo extra sin que suene a mala disposición, porque la conversación deja de ser sobre actitud y pasa a ser sobre unidades.

Vale la pena contar las piezas por formato y no solo por cantidad, porque el coste no es el mismo. Un carrusel de diez imágenes y una foto suelta ocupan la misma línea en una propuesta y tardes distintas en producirse. Cómo se traduce todo esto a una cifra mensual está en la guía de precio de gestión de redes.

Revisiones, urgencias y lo que no entra en la iguala

Las revisiones son el capítulo que más dinero se lleva y el que menos gente escribe. Conviene fijar tres cosas: cuántas rondas entran por pieza, qué cuenta como ronda y qué pasa a partir de ahí. Una ronda es un bloque de comentarios, no un comentario; si el cliente manda tres correos en tres días, eso es una ronda o son tres, y esa frase tiene que estar en el papel.

También merece una línea el cambio de criterio. Rehacer una pieza porque el brief era otro es trabajo nuevo y no una revisión, y la diferencia entre las dos cosas es la que decide si tu mes cuadra. Lo mismo con las urgencias: publicar algo fuera de calendario el mismo día se puede aceptar, pero entonces se dice cuántas veces al mes entra en la iguala y qué se factura a partir de la siguiente.

El tercer bloque es lo que no entra, y es mejor enumerarlo que dejarlo implícito. Pauta publicitaria y su gestión, producción externa, licencias de música o de banco de imágenes, diseño de marca, desarrollo web. Nada de eso se supone incluido porque esté cerca del contenido, y descubrirlo en el mes tres es exactamente la discusión que este documento existe para evitar.

El reloj de la aprobación

Un calendario editorial que depende de que el cliente conteste no es un calendario, es una lista de deseos. Por eso el contrato fija un plazo de revisión, se cuenta en días laborables y arranca el día en que la pieza queda disponible para mirar, no el día en que alguien la abre.

Lo importante es la segunda mitad de la cláusula: qué ocurre cuando ese plazo vence. Hay dos salidas razonables y ninguna tercera. O la pieza se publica tal y como estaba, que es lo que protege la frecuencia comprometida, o se mueve al mes siguiente y consume el cupo de ese mes, que es lo que protege la relación con clientes muy cuidadosos. Elegir una de las dos por escrito ahorra medio año de correos.

Conviene que el recorrido del sí sea corto de verdad. En un espacio de agencia cada cliente lleva su propio interruptor de aprobación: si está activado, la pieza espera un sí, el de tu equipo desde la aplicación o el del cliente desde su portal, el primero que llegue, y con uno basta. Si está desactivado, que es lo habitual, la pieza se programa directamente al guardarla. El cliente puede rechazar con un motivo, cada decisión queda en el historial de la publicación, y una pieza cuya hora pasó mientras esperaba se aparta para reprogramar en lugar de salir tarde. Qué accesos pedir para que ese circuito funcione desde el primer día está en la guía de onboarding de cliente.

Qué queda registrado, y qué no es una firma

Merece un párrafo propio porque se malinterpreta constantemente. Un presupuesto se envía como un enlace, el enlace registra cuándo se abrió por primera vez y por última, y alguien de tu espacio con permiso lo marca como aceptado. El cliente no acepta nada desde el portal, y aquí no se firma nada: no hay firma electrónica en este producto y la pantalla de presupuestos del portal no existe todavía.

Eso no es un problema si el papel lo asume. Un acuerdo aceptado por escrito por las dos partes vale, y lo que hay que cuidar es la trazabilidad: qué versión del documento se aceptó, quién lo dijo y cuándo. Guardar el hilo junto al documento aceptado es más útil que cualquier sello.

Del contrato cuelga después toda la parte administrativa, y ahí sí conviene tenerlo ordenado desde el principio: tus series de numeración, las rectificativas en su propia serie como pide la ley, el régimen de IVA que corresponde a cada operación y la retención de IRPF del cliente cuando aplica. Cómo se encadena todo eso, del brief a la factura, está en presupuestos y facturas y con más detalle en la página de facturación.

De quién son las cuentas y el material

Esta es la cláusula que más caro sale cuando falta, y no aparece hasta el día de la despedida. La regla sana es que las cuentas son del cliente, siempre, y que tu equipo trabaja sobre ellas con permisos concedidos desde el gestor de negocio del propio cliente. Crear un perfil a tu nombre por comodidad el primer día es una bomba de relojería: el día que la relación termina, o alguien entrega algo que no le pertenece, o retiene algo que no es suyo.

El material es una conversación distinta. Las piezas producidas suelen cederse al cliente al cobrarlas, y conviene decir con qué alcance: uso en redes, uso en pauta, uso en otros soportes. Si hay fotografía o música con licencia de por medio, la licencia es la que manda y hay que decir a nombre de quién está y hasta cuándo dura.

Y queda un tercer grupo del que casi nadie escribe nada: los datos. Métricas históricas, informes anteriores, audiencias construidas, plantillas de respuesta. Definir qué se entrega de eso al final, y en qué formato, evita tener que negociarlo justo cuando ninguna de las dos partes está de humor.

Cómo termina

Todo contrato termina, y el que lo dice por escrito termina mejor. Tres líneas bastan. Un preaviso, que en una iguala mensual suele ser de treinta días y en un acuerdo con permanencia se corresponde con lo que quede pendiente. Qué se entrega en el mes de salida, que no es lo mismo que el mes normal. Y cómo se devuelven los accesos, con una fecha concreta.

La permanencia es una decisión de negocio, no una cláusula moral. Si la pones, tiene que estar justificada por una inversión inicial real, y conviene que sea corta: un cliente atado que quiere irse hace más daño en reseñas y en conversaciones que el que hubiese hecho marchándose.

Lo último, y es lo que separa una salida ordenada de una mala: dejar por escrito que el mes de salida se paga completo aunque la relación acabe el día 12. No por dureza, sino porque la alternativa es discutirlo, y discutirlo con alguien que ya se va es tiempo que no recuperas.