La capacidad de una persona se mide en horas, no en logos. Se calcula dividiendo las horas facturables que de verdad quedan en su mes, una vez descontadas vacaciones, reuniones internas y todo lo que no acaba en trabajo de cliente, entre las horas que cuesta un cliente medio con su coordinación dentro.
Por qué la cuenta en logos siempre sale mal
Casi todas las agencias pequeñas llevan la capacidad en la cabeza y en número de cuentas. Alguien lleva cinco, alguien lleva siete, y cuando entra una nueva se le da a quien parece menos ahogado. Funciona hasta que dos de esas cuentas crecen a la vez, y entonces no falla un cliente: falla la persona, y falla en todos los clientes al mismo tiempo.
El problema es que un logo no es una unidad. Una cuenta de doce carruseles al mes con una interlocutora que aprueba en el día, y otra de ocho vídeos con cuatro personas opinando por correo, se escriben igual en un organigrama y ocupan meses distintos. Contar logos es contar la envoltura.
La unidad correcta es la hora, y hay que contar dos cosas por separado. Cuántas horas cuesta un cliente medio al mes, incluyendo todo lo que no es producir. Y cuántas horas facturables tiene de verdad una persona en un mes, que no es su jornada. La división entre esas dos cifras es la capacidad, y suele ser bastante más baja de lo que cualquiera diría de memoria.
El mes real de una persona
Aquí es donde se rompe la mayoría de las estimaciones. Se parte de una jornada completa, se multiplica por los días del mes y sale un número redondo que no existe en ningún sitio. Del mes hay que ir restando, y cada resta tiene un motivo.
| Lo que se resta del mes | Por qué se resta | Qué pasa si no se resta |
|---|---|---|
| Vacaciones y bajas | Reparte el año entre doce meses | Agosto parece el único mes raro y no lo es |
| Reuniones internas | Se pagan y no se facturan | Media jornada semanal que no aparece en ninguna hoja |
| Propuestas que no se ganan | Forman parte del trabajo | Se cargan contra el cliente equivocado |
| Formación y herramientas | Ocurren dentro de la jornada | Se convierten en horas fuera de la jornada |
| El rato entre una cuenta y otra | Cambiar de contexto cuesta | Es la diferencia entre la hoja y el mes |
Las dos primeras restas casi todo el mundo las acepta. Las tres últimas son las que hacen que una calculadora honesta deje de parecerse a un plan, porque son las que convierten una jornada completa en algo bastante más corto de lo que nadie quiere escribir en una propuesta.
Merece la pena repartir las vacaciones y las bajas entre los doce meses en lugar de tratarlas como un agujero de verano. Los días malos no se concentran en agosto: se concentran donde caen, y un modelo que los concentra devuelve once meses optimistas y uno catastrófico.
Lo que cuesta un cliente, hora a hora
La segunda mitad de la división es la que la gente rellena con la parte visible del trabajo. Producción, y poco más. Pero la producción es, en cuentas pequeñas, menos de la mitad de lo que consume un cliente.
| Lo que cuesta un cliente | Dónde se esconde |
|---|---|
| Producción | Piezas al mes por horas por pieza, con el texto ya escrito |
| Rehacer | La parte de lo producido que se vuelve a tocar por un cambio de opinión |
| Comunidad | Responder, moderar y escuchar, todos los días y sin hueco fijo |
| Informe | Recoger las métricas, montarlo y explicarlo |
| Llamadas | La reunión más el rato de después escribiendo lo que se dijo |
| Perseguir aprobaciones | Recordar, reenviar y preguntar si lo han visto |
| Administración | Brief, accesos, facturas y archivos que no llegan |
De esas siete líneas, la que más gente pone a cero y casi nadie tiene a cero es rehacer. Es una proporción de la producción, no una hora suelta: si un tercio de las piezas vuelve a tocarse, la producción no cuesta lo que dice la hoja, cuesta un tercio más en esa parte.
Y hay dos líneas que no aparecen en ninguna propuesta del sector y ocurren todos los meses: perseguir aprobaciones y la administración menuda del cliente. Sumadas con las llamadas y el informe, en una cuenta pequeña se llevan una parte del mes comparable a la de producir. Esa es la cifra que explica por qué alguien con cinco clientes tranquilos puede estar más cargado que alguien con ocho bien organizados.
Haz la división con tus números
La cuenta tiene sentido con tus horas y no con las de nadie más, así que esta guía no te va a dar una cifra de clientes por persona. Lo que hay es una calculadora de clientes por persona que hace las dos mitades: describes un cliente medio con sus siete líneas, describes un mes real con sus restas, y devuelve las horas que cuesta el cliente, las horas facturables que quedan y cuántos caben.
Conviene hacerla dos veces. La primera con la persona más cargada del equipo, que es donde está el riesgo. La segunda con la más nueva, porque su mes no se parece en nada: tiene menos autonomía, más preguntas y más revisiones, y tratarla como a la primera es cómo se pierde a la gente nueva en el segundo trimestre.
Y una advertencia sobre qué cuenta esa página y qué no. Cuenta horas y personas, nunca dinero. Si lo que quieres saber es cuánto cobrar por ese mes, eso es otra cuenta distinta, y la hacen la guía de precio de gestión de redes y la calculadora de tarifa mensual.
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Pruébalo gratisEl número entero, y la fracción que sobra
La división casi nunca da un número redondo, y ahí está lo interesante. Si sale algo con decimales, se planifica contra el entero de abajo. Redondear hacia arriba es la decisión que quema a una persona, porque la fracción que sobra no es un cliente pequeño: es el margen del mes.
Vale la pena verlo al revés. Esa fracción es lo que absorbe la semana en que coinciden dos cierres de calendario, el día que una plataforma cambia algo, la baja de tres días y el cliente que decide en el último momento que la campaña empieza antes. Todo eso pasa, y pasa cada mes en alguna de las cuentas. Si la fracción ya está vendida, se paga con horas que no existen, y se paga siempre con la misma persona.
El segundo uso de esa cifra es más útil que el primero. No es solo «cuántos caben», es «cuántos lleva hoy y cuánto margen queda», y esa comparación es la que convierte la capacidad en una decisión de contratación en lugar de en una queja. Una capacidad que se pasa de largo dos meses seguidos no es una racha: es una plantilla mal dimensionada que aún no ha dado la cara.
Lo que la cuenta no ve
Ninguna división resuelve esto sola, y conviene decir dónde se queda corta antes de tomar una decisión de contratación con ella delante.
- Los clientes no son iguales. Una cuenta de vídeo y una de carruseles pueden caber en la misma cifra de horas y no en el mismo mes, porque el vídeo se concentra y el carrusel se reparte.
- La curva de entrada. Un cliente nuevo cuesta mucho más los dos primeros meses, y la división lo trata como si ya estuviera en velocidad de crucero. Añadir dos cuentas nuevas el mismo mes es donde revientan casi todos los equipos pequeños.
- La concentración. La capacidad puede sobrar en el mes y faltar en la semana en la que se cierran varios calendarios a la vez. El mes cuadra y la persona no duerme.
- El coste de cambiar de contexto. Nadie rinde igual repartido entre muchas cuentas que centrado en pocas, y esa pérdida no cabe en ninguna casilla. Es un argumento real para concentrar cuentas por persona aunque el reparto parezca menos equilibrado.
Qué se recupera antes de contratar
Antes de sumar una persona conviene mirar las líneas que no son producción, porque son las únicas que se pueden bajar sin bajar la calidad de lo que sale. Producir más rápido tiene un suelo; dejar de perseguir cosas, no.
Las dos horas más recuperables de la tabla son perseguir aprobaciones y montar el informe del mes, y las dos se recuperan por el mismo camino: que el cliente tenga dónde mirar y aprobar sin que nadie se lo recuerde, y que el informe se prepare solo. En un espacio de agencia eso es un portal por cliente, una aprobación que basta con que la dé una parte, y un informe mensual que sale el último día hábil. Cuántos clientes caben después sigue siendo tu división, y aquí no vas a encontrar un multiplicador que diga otra cosa.
La tercera línea recuperable es la administración menuda, y esa se arregla con orden más que con herramientas: los accesos pedidos una vez y bien, los archivos en un sitio al que el cliente llega solo, y las tareas del mes escritas donde las ve todo el equipo en lugar de en la cabeza de una persona. Cómo se organiza eso está en tareas, chat y Drive, y el conjunto del espacio compartido, en el módulo de equipo.