El circuito comercial entero está abierto en los planes de agencia que lo incluyen: el brief que recoge lo que te piden, el presupuesto que propone un precio, el contrato que escribe lo acordado y la factura que lo cobra. Los cuatro salen del mismo sitio donde llevas el contenido, con tus series de numeración, el IVA de cada operación y la retención que corresponda.
Cuatro documentos, y una sola ficha debajo
Casi ninguna agencia tiene un problema de herramienta de facturación. Tiene un problema de distancia: el trabajo está en un sitio, lo acordado en otro y lo cobrado en un tercero, y la conversación de «esto no entraba» llega tres meses después con las tres pestañas abiertas y nadie con ganas de abrirlas.
Lo que se abre hoy cierra esa distancia por el lado aburrido, que es el que de verdad duele. Los cuatro documentos cuelgan de la misma ficha de cliente que ya tiene sus marcas, su portal y su calendario, así que el importe de una línea y la pieza que la justifica no viven en dos productos distintos.
| Documento | Para qué sirve | Cómo llega al cliente |
|---|---|---|
| Brief | Lo que te piden, preguntado con tus propios campos | Un enlace, o el PDF que ya te mandaron |
| Presupuesto | Lo que propones, con líneas de tu catálogo de servicios | Un enlace, y sabes cuándo se abre |
| Contrato | Lo acordado, línea a línea, con su estado | Se redacta aquí y se firma fuera |
| Factura | Lo que cobras, con tu serie y tu régimen de IVA | Su enlace, y la fila de pagos de su portal |
Los cuatro son de los espacios de tipo agencia, y conviene decirlo antes que nada. Una factura necesita un destinatario con razón social, NIF y dirección fiscal, y esa ficha solo existe donde hay clientes de verdad. Un creador o una empresa que lleva su propio marketing no emite documentos dirigidos a un tercero.
El brief, con tus campos o con su PDF
Un brief aquí es un formulario con tus preguntas. Hay quince tipos de campo, suficiente para pedir un texto corto, una fecha, un número, una elección entre varias, un archivo o un enlace sin forzarlo todo a una caja de texto libre. Se manda por enlace, el cliente lo rellena sin darse de alta en nada y los recordatorios salen solos mientras siga sin contestar.
Y está el otro caso, que en la práctica es el habitual: el brief ya te llegó, en un PDF que alguien escribió a su manera. Ese se sube tal cual y queda como documento del cliente, sin convertirlo en formulario y sin pedirle a nadie que lo vuelva a escribir. Son dos formas de la misma fila, porque la alternativa era perder la mitad de los briefs reales por no encajar en un formato.
Lo que el brief te deja después no es papeleo. Es la lista fechada de lo que se pidió, que es exactamente lo que hace falta el día que el presupuesto se queda corto y hay que decidir si aquello entraba o no. Convertir eso en alcance escrito, con entregables y límites, es otra conversación.
El presupuesto sale por enlace, y el sí lo marcas tú
Las líneas del presupuesto salen de tu catálogo de servicios, con su categoría y su precio, así que se escriben una vez y se reutilizan. El documento se manda como enlace, el cliente lo abre sin cuenta, y el enlace registra cuándo se vio por primera vez y cuándo la última. Eso es todo lo que hace falta para saber si el silencio de la semana pasada es un no o un despiste.
Aquí hay que ser exacto, porque es la frase que más veces se cuenta mal. El cliente no acepta nada desde el enlace ni desde su portal. El enlace deja leer y descargar, y punto. Quien marca un presupuesto como aceptado es alguien de tu espacio con permiso de escritura sobre presupuestos, y el estado cambia con su fecha. El portal del cliente no tiene una pantalla de presupuestos, y en este producto no hay firma electrónica de ningún tipo: lo que consigues es un documento fechado, numerado y con constancia de lectura, y la firma se hace donde ya la hagas.
Un presupuesto dice además cómo se paga lo que propone, y solo puede decirlo de una manera a la vez: de una sola vez, repartido en un calendario de plazos, o renovado cada cierto intervalo. No es una limitación tonta. Un documento que dice «mensual» de tres maneras distintas en tres líneas distintas no lo dice claro en ninguna, y quien lo recibe lee una cifra que no entiende. Cómo se llega a esa cifra es un problema anterior, y está en cuánto cobrar por llevar redes sociales.
El contrato sí mezcla las dos cadencias
Un contrato aquí no es un PDF adjunto: es una fila con líneas, con importes y con estado, desde el borrador hasta que termina o se cancela. Puede nacer de un presupuesto aceptado, y entonces hereda lo presupuestado en lugar de obligar a reescribirlo, que es justo donde se cuelan las diferencias que nadie recuerda haber introducido.
A diferencia del presupuesto, el contrato admite dos cadencias en el mismo documento: una implantación que se cobra una vez y una cuota que se repite conviven en líneas separadas, que es como se parecen de verdad los encargos largos. Y el estado responde la pregunta operativa, qué está vivo ahora mismo, sin abrir una carpeta compartida.
Otra vez lo mismo, porque es el error más caro de esta página: el contrato se genera aquí y se firma fuera. Lo que el producto guarda es lo acordado, su importe y su estado.
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Pruébalo gratisTus series, ocho regímenes de IVA y la retención
Una serie de numeración es una fila que escribes tú: el prefijo con el que empieza, los dígitos a los que se rellena el número, el sufijo si lo llevas y si el contador vuelve a empezar cada enero. Puedes llevar varias a la vez para el mismo tipo de documento, que es lo que hace falta el día que un cliente grande pide su propia serie. El año sale de la fecha de emisión y no del día en que la escribes, de manera que una factura de diciembre emitida el 2 de enero no sale con el año nuevo en su número.
Hay una regla que no se puede desactivar: las rectificativas se numeran en una serie propia. Lo exige la ley española y una rectificativa colada en la serie ordinaria es un defecto que descubre el inspector y no el usuario, así que es una columna del documento y no una costumbre del equipo.
El IVA, el impuesto sobre el valor añadido, no se elige como quien elige un porcentaje: es una consecuencia de quién es el destinatario y de dónde está. La factura lleva un régimen por operación, entre ocho, y el régimen decide qué leyenda está obligada a imprimir: desde la operación interior normal hasta la inversión del sujeto pasivo, el servicio a una empresa de la Unión Europea con su NIF-IVA, la exportación, Canarias, Ceuta y Melilla o el servicio a una empresa de fuera de la Unión.
El país del cliente y su NIF-IVA viven en su ficha y no en cada factura, y al lado está la retención de IRPF, el impuesto sobre la renta que una factura española retiene a cuenta cuando el pagador está obligado a practicarla. Se guarda por cliente porque es una propiedad del par: el mismo autónomo factura con retención a una sociedad y sin ella a un particular.
La cadena de huellas, y lo que pasa después de emitir
El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, pide tres cosas distintas que se suelen nombrar como si fueran una: un registro por factura emitida, una cadena de huellas que enlace cada registro con el anterior, y el envío de ese registro a la Agencia Tributaria con su código QR impreso en el documento.
Lo que está hecho es el encadenado. Al emitir una factura se calcula su huella sobre un orden de campos congelado y se enlaza con la de la anterior, de modo que alterar una factura de en medio rompe la cadena de todas las que vinieron después. El QR impreso y el envío del registro no están, y el aviso que lo dice vive en la página del módulo, que es el único lugar del producto donde aparece esa advertencia.
Después de emitir, el trabajo no se acaba. Los pagos se apuntan contra la factura, parciales incluidos, así que el saldo pendiente es una consulta y no una hoja aparte. El cliente encuentra sus facturas y lo que ha pagado en la fila de pagos de su portal. Y si lo que llevas es una cuota mensual, la suscripción se repite sola y el alta del cobro se manda con un enlace para que la deje puesta una vez.
Lo que ninguna de estas pantallas hace es sustituir a tu gestoría: emiten, numeran, encadenan y cobran, y el modelo trimestral lo sigue presentando quien lo presentaba. El detalle de cada documento está en presupuestos y facturas, la diferencia con una suite de gestión completa en la comparativa con Holded, y las pantallas en la página del módulo.