Un workflow es una regla que lleva una publicación de una cuenta social a otra dentro de la misma marca. Reacciona a lo que aparece en la cuenta de origen o reparte a un ritmo lo que el espacio ha ido recogiendo, decide el formato según el par de redes y nunca reacciona a lo que el propio producto publicó.
Una regla, dos cuentas y una sola marca
Un workflow no es una campaña ni una plantilla. Es una regla que vive dentro de una marca y que une dos cuentas conectadas: una de la que sale el contenido y otra a la que llega. En la pantalla son dos columnas, «Publicar desde» y «Publicar en», y esa es toda la estructura que tiene una regla.
Podría haber sido un abanico, una cuenta de origen y seis casillas de destino, y a primera vista eso parece más cómodo. No lo es. Con un destino único, el formato de la publicación sale del par en lugar de ser una matriz que tú tienes que entender; la pregunta de compatibilidad se hace y se responde sobre una cosa concreta; y la regla entera se lee de un vistazo, que es exactamente lo que necesitas el día que algo sale raro. Si quieres tres destinos escribes tres reglas, y cada una se pausa, se revisa o se borra sin tocar las otras dos.
Las cuentas viven en la marca, así que una regla lleva de una cuenta de esa marca a otra cuenta de la misma marca, y nunca cruza de una marca a otra. Eso vale igual para una agencia con veinte clientes, para un equipo interno con dos marcas y para un creador con la suya: el módulo es el mismo y el límite también. Las pantallas están en la página de workflows.
Los dos tipos: reaccionar o repartir
El primer tipo es el automático y se define por lo que mira: la cuenta de origen. Cada vez que publicas desde la aplicación de esa red, la regla lo ve y prepara la misma pieza para la cuenta de destino. No es instantáneo y la interfaz lo dice con esas palabras: cada cuenta de origen se revisa cada media hora, así que entre que publicas y aparece en la otra red puede pasar un rato.
El segundo tipo es el goteo. En vez de reaccionar, reparte: eliges qué publicaciones incluir por ventana de fechas, en qué orden salen de la más nueva a la más antigua o al revés, cuántas quieres al día hasta cinco, y hasta cinco franjas de dos horas por día de la semana, con los grupos de entre semana y fin de semana separados y la zona horaria escrita al lado. A partir de ahí el planificador coloca una pieza en cada franja y no se sale de ese ritmo.
Conviene ser exacto con lo que reparte el goteo, porque aquí es donde esta categoría suele prometer de más: reparte lo que el espacio ha recogido desde que encendiste la regla, no tu catálogo histórico entero. El motivo es técnico y no se arregla escribiendo copia: los enlaces de fichero que entrega una red caducan en días, de modo que una publicación antigua se puede listar y ya no se puede volver a publicar.
De qué redes se puede salir, y por qué de las demás no
El origen son Instagram, Facebook y las páginas de empresa de LinkedIn. No es una decisión de producto ni una lista de preferencias: se preguntó por el histórico de las cuentas conectadas de verdad y se pidió un byte de cada fichero que devolvían. Instagram entrega el vídeo del reel entero, Facebook entrega el vídeo y LinkedIn entrega las imágenes del carrusel.
TikTok, YouTube y el perfil de Google devuelven el registro de la publicación, el enlace permanente y una miniatura, y nada más. Eso alcanza de sobra para analítica, que es para lo que existe, y no alcanza para republicar: sin el fichero no hay nada que llevar a ninguna parte. Por eso esas tres no aparecen en la columna de origen, y el asistente lo dice en el propio tile apagado en lugar de dejarte llegar hasta guardar para negarse entonces. Es un hecho sobre cómo funcionan hoy esas plataformas, no una casilla pendiente.
La columna de destino es mucho más ancha: casi cualquiera de las redes que puedes conectar para publicar sirve para recibir, incluidas las tres que no pueden ser origen. De ahí que la dirección más pedida funcione entera, que es publicar el reel en Instagram y quererlo también en TikTok y en Shorts. La dirección contraria es la que no existe, y decirlo claro ahorra la decepción de descubrirlo con la regla ya creada. Si vienes de comparar herramientas de este tipo, esa diferencia está desarrollada en la comparativa del módulo frente a las herramientas especializadas en reutilizar vídeo.
El formato lo decide el par, no tú
Cuando eliges origen y tipo de contenido, una matriz de compatibilidad calcula qué le pasaría a esa forma de medio en cada red de destino. La respuesta es uno de tres veredictos. Limpio significa que nada estructural se opone y el destino se ofrece primero. Condicional significa que depende del fichero concreto, por duración, proporción o peso, y se puede elegir con el aviso escrito debajo del tile. Imposible significa que esa forma no cabe nunca ahí, y entonces el tile no se puede elegir y explica el motivo en una frase.
| Par | Veredicto | Qué significa |
|---|---|---|
| Reel de Instagram a TikTok | Limpio | Un vídeo vertical entra tal cual y el par se ofrece el primero |
| Reel de Instagram a un Short de YouTube | Condicional | El vertical encaja, pero esa red limita más la duración y se avisa |
| Foto de Instagram a YouTube | Imposible | Esa red solo tiene formatos de vídeo: una imagen no tiene dónde ir |
| Carrusel de Instagram a Pinterest | Condicional | Solo cabe un archivo, así que iría el primero y hay que saberlo antes |
| Vídeo de Facebook al perfil de Google | Imposible | Esa red no admite vídeo en sus publicaciones |
| Cualquier imagen a Bluesky | Condicional | El techo de peso es bajo y muchas fotos de móvil se recomprimen |
| Historia de Instagram a LinkedIn | Condicional | Fuera de Instagram y Facebook no existe ese formato: saldría como publicación normal |
La comprobación se hace tres veces y las tres hacen falta: al pintar la columna de destinos, al guardar la regla, porque el servidor no se fía de lo que llega del navegador, y otra vez por publicación contra el fichero ya descargado y medido. Esa tercera es la única que puede mirar la duración y la proporción reales, porque esos datos no existen hasta que el medio está delante. Por eso un par condicional puede acabar en una entrega omitida, con su motivo, sin que eso signifique que la regla esté mal configurada.
Qué pasa con el texto
Tres opciones y ninguna más: el mismo texto tal cual, el mismo texto con un prefijo o un sufijo que tú escribas, o sin texto. Encima de eso puedes quitar las menciones, que es lo razonable entre redes distintas porque una arroba de una red es otra cuenta en las demás y en el peor caso una persona que no tiene nada que ver, y puedes quitar los hashtags.
Cuando el límite de caracteres de la red de destino es más corto que el texto de origen, eliges tú qué prefieres: cortarlo en el límite o no publicar en esa cuenta. Si eliges cortar, el sufijo se reserva antes de contar, de manera que lo que se pierde nunca es tu firma, y la vista previa te enseña el corte en lugar de descubrirlo publicado.
Nada se escribe por ti. No hay generación de textos, ni reescritura, ni sugerencias, ni adaptación del mensaje a cada red. La adaptación que existe es mecánica y se puede enumerar en una línea: cortar, poner delante, poner detrás, quitar menciones, quitar hashtags. Los enlaces se quedan intactos. Si lo que buscas es una pieza pensada de nuevo para cada canal, eso sigue siendo trabajo de una persona, y la guía de reutilización de contenido trata precisamente de cuándo compensa hacerlo a mano y cuándo basta con llevar la pieza tal cual.
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Pruébalo gratisPor qué no puede duplicar
Esta es la parte con menos equivalente fuera del producto, y es también el riesgo real de cualquier automatización de este tipo. La semántica de partida es estructural y no un ajuste que alguien pueda desmarcar por descuido: una regla solo se dispara con publicaciones hechas fuera del producto. Lo que compones en el calendario ya eligió sus destinos al componerlo, así que replicarlo sería duplicarlo. Un calendario y una regla corriendo a la vez no pueden producir la misma publicación dos veces.
De ahí sale el resto. Antes de crear nada se comprueba si esa publicación es nuestra contrastándola con lo que el propio producto publicó en esa cuenta. Cada pieza derivada guarda de qué regla, de qué publicación y de qué cuenta viene, y la salida de una regla no puede ser nunca la entrada de otra, lo que cierra cualquier ciclo aunque falle todo lo anterior. Dos reglas que se apunten entre sí se rechazan al crear la segunda. Y por debajo hay restricciones de unicidad en la base de datos en lugar de comprobaciones en código, porque dos procesos distintos mirando la misma fila son una carrera, y el que pierde la carrera publica un duplicado en la cuenta de un cliente.
Encima de todo eso hay un cortacircuitos con topes por hora y por día, que reserva antes de planificar en vez de contar después. Si una regla se desboca, se pausa y cancela lo encolado en lugar de inundar la cuenta, y queda en un estado propio en ámbar que pide revisarla antes de volver a encenderla.
Qué ves después
Cada entrega queda registrada, incluidas las que no salieron. El historial de una regla tiene la publicación de origen, cuándo se trató y el resultado, y ese resultado distingue entre planificada, publicada, omitida, fallida y cancelada. La diferencia entre omitida y fallida no es cosmética: que una red no entregue el fichero de una publicación no es un error tuyo ni nuestro, y contarlo como fallo pintaría de rojo la cuenta de cualquier marca con mucho vídeo. Por eso lo omitido lleva su motivo escrito y no cuenta como fallo en las cifras.
La lista de reglas enseña el origen, el destino, el número de publicaciones que ha hecho cada una y su estado: activa, en pausa, en pausa por seguridad o terminada. Separado del estado va el interruptor de publicación automática, que es la respuesta honesta a la pregunta de si esto publica sin que tú lo mires. Con la publicación automática apagada, cada pieza que la regla prepara aterriza en la cola de aprobación y espera a que alguien diga que sí, igual que cualquier otra publicación del calendario. En un espacio donde el cliente aprueba, además, la tarjeta de aprobación dice de dónde viene la pieza y de qué fecha, para que nadie se encuentre en su cola algo que no esperaba.
Y en la publicación ya creada queda la traza: de qué regla salió y de qué publicación original, con los dos enlaces. Es el detalle que convierte una automatización en algo revisable, porque cuando dentro de tres meses alguien pregunte por qué salió aquello, la respuesta está en la propia pieza y no en la memoria de quien creó la regla.